De ontvangsttheorie is een leerstuk uit het Nederlandse Burgerlijk Wetboek dat een juridisch antwoord geeft op een procesrechtelijk dilemma, te weten de vraag of het voor een mededeling met rechtsgevolg (zoals de opzegging van een huurovereenkomst of de ontbinding van een koopcontract) volstaat om de betreffende mededeling aantoonbaar verzonden te hebben, dan wel of de mededeling aantoonbaar moet zijn aangekomen bij de ontvanger om effect te bereiken.
“Een tot een bepaalde persoon gerichte verklaring moet, om haar werking te hebben, die persoon hebben bereikt. Nochtans heeft ook een verklaring die hem tot wie zij was gericht, niet of niet tijdig heeft bereikt, haar werking, indien dit niet of niet tijdig bereiken het gevolg is van zijn eigen handeling, van de handeling van personen voor wie hij aansprakelijk is, of van andere omstandigheden die zijn persoon betreffen en rechtvaardigen dat hij het nadeel draagt”.
De ontvangsttheorie speelt vooral in een rol in gerechtelijke procedures waarbij het door de mededeling beoogde rechtsgevolg niet word aanvaard door de geadresseerde omdat deze stelt de mededeling niet ontvangen te hebben. In dat geval is het niet voldoende als degene die de mededeling deed een bewijs van verzending levert. Dat toont immers niet aan dat de mededeling daadwerkelijk is aangekomen.
De ontvangsttheorie werkt door naar de keuze voor communicatiemiddelen. Bij een deurwaardersexploit blijkt de ontvangst uit de verklaring van de deurwaarder die het exploit uitbrengt, dit is een zekere methode die om die reden in sommige contracten standaard wordt voorgeschreven. Om die reden schakelen advocaten soms een deurwaarder in; zo kan 100 % zeker worden bewezen dat een poststuk is aangekomen, als de wederpartij beweert dat hij niets ontvangen heeft.
Bij een fax blijkt de ontvangst uit een faxverzendbewijs van het faxapparaat van de verzender, mits daaruit blijkt dat de betreffende mededeling is gefaxt (sommige faxmachines genereren verzamelverzendoverzichten). De fax is in Nederland inmiddels wel zo’n beetje uitgestorven, maar in het buitenland hier en daar nog wel in gebruik bij bijvoorbeeld banken en ministeries.
Bij aangetekende brieven ligt het complex; zonder handtekening retour bewijst aangetekende verzending alleen de verzending en niet de ontvangst. Een koerier kan voor ontvangst laten tekenen, maar een koerier is geen deurwaarder, en een ontvangstbewijs van een koeriersbedrijf heeft dan ook niet dezelfde waarde als een exploit van een deurwaarder.
Een gewone email waarvan vaststaat dat deze is aangekomen voldoet aan de ontvangsttheorie, maar er vinden regelmatig procedures plaats waarbij dit juist ter discussie staat in die zin dat de ontvanger stelt de email niet ontvangen te hebben. De rechter zal dit doorgaans voor rekening van de verzender brengen. Een email voldoet uiteraard wel aan de ontvangsttheorie indien uit een reply of een andere reactie blijkt dat de mededeling is aangekomen. Afgedrukte emails zijn natuurlijk makkelijk te vervalsen, dus dat kan tot discussie leiden.
